打ち合わせのときはノートパソコン開くのはやめて会議に集中しようよ。PC見るなら参加しなくていいでしょう

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ビジネス・仕事

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一昔前はデスクトップが主流だった会社のパソコンも、ここ最近ですっかりノートパソコンばかりになりました。

性能面でももはやデスクトップ型にも劣らないし、場所を選ばずに仕事ができるのが支持されているんだと思います。

それと同時に、コスト削減や環境への配慮からペーパーレス化が進み、大型モニターに資料を映しながら打ち合わせをすることも増えました。

資料を印刷してコピーをするといった手間が省けるので、これ自体は歓迎すべきことだと思っています。

しかしながら、最近はその弊害とも呼べる事象が起きていると感じます。それは「会議にノートパソコンを持ち込み、会議と関係ない仕事をしている人が増えている」ということです。

ちょっとちょっと、、、なんで会議に参加しているんですか??

credit: Simon Blackley via FindCC

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会議の議題よりメールに集中する人達

仕事がスピーディーにできるようになったという点で、ノートパソコンがもたらした効果は非常に大きいと思います。

でもどこでも仕事ができるがゆえに、どんな場面でも自分の仕事だけに没頭してしまうシーンがよく見られるようになりました。

私に顕著にそれを感じるのは打ち合わせや会議のときです。

会議って、複数人が集まって議論したり情報共有したりする場ですよね。つまり、「参加者は、議題について考えたり意見を述べたり耳を傾けたりする義務(必要)がある」と考えています。

なのに、議論に全く参加せず、自分のノートパソコンばかりジーっと見ている人いませんか?他の人が意見してるのに、なぜかノートパソコンのキーボードを叩きまくっている人、いませんか?

ちらっとモニターを見たら、資料を見ているわけでもなく、開いているのはメールの画面でした。そう、打ち合わせそっちのけで自分の仕事をこなしているわけです。

議論に参加しないなら最初から会議に参加すべきでない

正直、私が会議の主催者だったら、この行為されるとイラッとしてしまいます。話をふったら「え、ごめん、何だっけ?」とか言われた日には。。。怒り心頭ですね。

時間を割いて会議に参加してもらっていることには感謝します。でも、私はあなたが必要だから招集しているんです。それなのに、耳を傾けようともせずただ座っているだけなのはひどくないですか?

そして周りの積極的に議論に参加している人に対しても失礼ではないでしょうか。

それなら最初から参加しなければいいと思います。いてもいなくても一緒ですから。

会議の主催者も必要性を検討しよう

もしそういう「かかしのような参加者」ばかりなら、そもそもその会議の必要性を検討すべきですね。ほとんど話を聞いてない打ち合わせを、果たして開催する意味があるのか?ってことです。

でも「形式的であっても必ずやらないといけない打ち合わせ」とか、「形だけでも参加してもらわないといけない人」というのは、少なからずあるんでしょうね。

大企業になればなるほどこういう形式的会議が多いんだと思います。

これに対する有効な対策は、、、正直見つけられていません。いっそ、最初から参加者全てが自分の仕事をする場にしちゃったらダメかな?ダメだろうなあ(笑)。

まとめ

  • 打ち合わせや会議に参加したら議題に集中しよう
  • 議論に参加しないなら最初から会議に参加すべきでない

書いてから思いましたが、参加者もできれば議論に集中したいと思っているのかもしれません。

しかしながら忙しさのあまり、自分の仕事を少しでもこなしてやらないと処理しきれないのではないかと。管理職なんか、一日が全て会議で埋まっていることも多いですからね。

でもやっぱり、参加している以上はそちらに集中しましょうよ。自分が会議を主催するときに同じことされたらきっと悲しいですよ。

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