仕事のメールを見たらとりあえず何かを返信しておく。それだけで安心感・信頼感が違うよ

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ビジネス・仕事

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巷ではコミュニケーションツールとしてLINEが台頭してきていますが、ビジネスシーンではまだまだEメールが主流というところが多いと思います。

私が仕事のメールのやりとりで心がけているのは「メール見たらとりあえず何らかの返信をする」ということです。

これをやるだけで相手からの安心感・信頼感が全然違ってくると思っているからです。

credit: JASElabs via FindCC

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返信しないと送信者は不安になる。余計な時間も取られちゃう

メールはLINEと違って既読したことが送信主にはバレないので、読んだけど返信しない「既読スルー」が簡単にできちゃいます。

でも送信主からすると、メールで用件を伝えたのに相手からレスがないと不安でたまらないはずです。少なくとも私は不安です。

「相手にメールが届いていないんじゃないか」「相手は今日休みでいないんじゃないか」「読んだけど忘れ去られてるんじゃないだろうか」など、様々な不安が頭をよぎります。

結果、メールしたあとで電話確認しちゃったりするわけです。「先ほどメール送ったんですけど…」みたいに。

送信主としても手間になりますし、電話かけてこられた方もちょっと迷惑ですよね。「メール見てわかってるのに電話かけてくんなよ、うっとうしいなー」って感じたりするのではないでしょうか。

私はあなたのメールを読んで理解していることを伝える

こういう事態を回避するためには、メールを受け取って内容を確認したら、とりあえずその旨を返信しておけば良いのです。

単なる連絡事項であれば「了解しました」の一言でいいでしょう。何か対応が必要な依頼メールであれば「○○の対応が完了したらまたメールします」と返しておけば良いでしょう。

とにかく何かを「私はあなたのメールを読んで内容を理解していますよ」ということを相手に伝えるのです。

それだけで相手は安心しますし、信頼感も生まれてくると思うのです。仕事の信頼関係ってすごく大事ですからね。

もちろん、対応が必要な場合は期日までにきちっと対応することを忘れないようにしましょう。メールの依頼事項を漏れなく対処するには以下の方法がおすすめです。私もやってます。

<参考>私が実践しているGmail仕事術!アーカイブとToDoリストを使って受信トレイのメールを0に! | love guava!

常にメールをチェックするのではない。あくまで見たらアクションするだけ

ここで勘違いしないでほしいのは、「メールを受信したらすぐに返信するために常にメールチェックしておかないといけないの?」ってことです。

そうではありません。メールは自分の好きなタイミングでチェックすれば良いです。いつもメールチェックしてちゃ仕事になりません。それが仕事みたいな人もいますけどね。

ただし、チェックしたら何らかのアクションを起こしておきましょう。

まとめ

  • メールを確認したらとりあえず何か返信しておこう
  • 何かレスがあると相手の安心感・信頼感が違う
  • ただし、常にメールチェックしておけ!という意味ではない

メールでのコミュニケーションはとにかく時間を取られがちです。そしてきちんと相手に伝わっているかも返信がない限りわかりません。

そういう短所をちょっとした心がけで改善してみてはいかがでしょうか。

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