無駄な会議を減らして効率化するために心がけたい9つのこと

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ビジネス・仕事

会議 打ち合わせ

仕事をする上で「会議」というのは避けては通れないものです。

しかしながら、これってやっている意味あるの?と思える会議が多いのもまた事実です。

会議は複数の人が集まって行われるものであり、複数人の時間を拘束するものです。そのコストはバカになりません。

無駄な会議はできるだけ減らして、本当に注力すべき仕事に取り組むべきです。

そこで今回は、私が効率よく会議を行うために心がけている9つのことをご紹介したいと思います。

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無駄な会議を減らして効率化するために心がけたい9つのこと

資料は事前に配布(共有)する

会議は何かの資料にもとづいて説明や協議、意思決定することが多いと思います。

ですが、会議の場でその資料をいきなり出されて、それに対して「どうですか?」と聞かれても有意義な回答や意見が出てこないことが多いです。

そういった事態を回避するため、資料はできるだけ事前に共有し、参加者に目を通してもらえるようにします。

そうすれば会議の場で説明する時間が短縮でき、資料に対する議論の時間に充てることができます。

議題(アジェンダ)とゴールを決める

すごく当たり前なんですけど、これができてない会議が多すぎて本当にうんざりします。

どんな小さな会議であっても、議題(アジェンダ)とその会議のゴール(会議が終わった時点でどういう状態になっていることを目指すのか)は設定すべきです。

別に大それた内容は必要ありませんが、「何をやるのかわからない」会議なんて絶対すべきじゃありません。

議題とゴールを設定し、会議の最初に軽く触れておくだけで会議のスムーズな進捗の一助となります。

脱線しそうになったら、このアジェンダとゴールを見せて牽制すれば良いのです。

時間を30分~1時間に設定する

長時間の会議は集中力が続かず、かけた時間に見合う結果はまず出ません。目安は30分、長くても1時間までにしましょう。

「そんなに短い時間じゃ終わらないよー」といった長い会議は、やり方を工夫しましょう。資料の確認はあらかじめやった上で会議に参加させるとか、重要な点だけにしぼって説明や議論をするとか、そもそも会議じゃなくて合宿形式で一気にやってしまうとか。

時間を守る

これももう、社会人なのにこんなこともできないの?と言いたくなるのですが。

社内の会議だと開始時刻と終了時刻を軽視している人があまりに多いですよね。真面目に5分前に集合している人が馬鹿みたいです。

お前それ、顧客との打ち合わせでも開始時間過ぎてるのにタバコ吸いにいくのかよ、と。

時間は守りましょう。開始時間は当然ですが、終了時間も意識すべきです。終了時間って、いうなれば締切であり、納期ですよ?そんな簡単に延ばしていいものじゃないですよね?

時間を守るためにも、やはりアジェンダは必要なのです。

司会進行役を立てる

上長が仕切るような会議ではなく、似たような立場・役職の人達が意見を出し合うような会議に多いのが、進行役不在の会議です。

意見を言いやすい分、話があっちやこっちに飛んでしまって全然収束しないパターンです。

ブレストならこれでいいかもしれませんが、それでもどこかのタイミングで区切りや仕切りを入れないといつまでたっても終わらない会議になってしまいます。

基本的には主催者が進行役をするのが良いでしょう。定例的な会議であれば、持ち回りでも良いのでとにかく進行役は立てましょう。

議事録は会議と同時に取る

パソコンが設置または持ち込めるなら、会議の場で議事録を書いてしまいましょう。

「議事録は後で読み返せないと意味がないからきちんと清書すべき」という意見もあります。確かに一理ありますが、個人的には社内で頻繁に行われる比較的ライトな会議であればそこまでする必要はないと考えています。

外部の顧客との合意事項や、決裁や承認が必要な会議では間違いが許されないため推敲する必要がありますが、社内会議にそこまで正確な議事録が求められることはまれです。

会議中に一人で議事録を取るのが難しければ、Googleドキュメントなどで複数人でリアルタイムで作成するのも良いでしょう。

発言しないメンバーをなくす

会議の参加者の中で、打ち合わせ中に一度も発言しない人は参加しなくて良いと思います。

といっても、チームミーティングなどは対面でちょっとしたことでも発言しやすい雰囲気を作り出すことが大切です。発言しないからと言って閉め出してしまってはチームミーティングの意味がありません。

なので、進行役の人はあまり発言しない人に「○○さん、これについてどう思いますか?」と積極的に話を振ってみましょう。

口数は少ないけど良いアイディアを持っていたりする人は意外と多いものです。

ノートパソコンで内職させない

会議に参加はしてくれてるけど、話し手のほうには目もくれずにノートパソコンとにらめっこしてキーボードを叩いているような人はいませんか?完全に「内職」している人ですね。

別記事にもまとめていますが、こういう人は本当に困りますよね。。。

打ち合わせのときはノートパソコン開くのはやめて会議に集中しようよ。PC見るなら参加しなくていいでしょう

その人にあえて質問をしてみるなどして本当の意味で会議に参加してもらうように働きかけましょう。

ただまあ、必須参加じゃなければ次回から会議に招集しないというのも一つの方法ではありますが。

情報共有だけが目的の会議なら開催有無自体を見直す

定期的に行われている会議の大半はこれなんじゃないかと思うのですが。

資料に書かれている内容を読み上げて終わりという情報共有だけが目的の会議は、本当にその会議を開く必要があるのかを再検討したほうが良いです。

だって、それなら資料の共有やメールの連絡でいいじゃないですか。直接話がしたいならその人と会話すればいいじゃないですか。

それだけのために、定期的に、複数人の予定を合わせて空けておくのって非合理的だと思いますよ。

まとめ

というわけで、会議を効率よく開催するために心がけたいことをご紹介しました。

会議なしで仕事を回すことはできません。ですが、無駄な会議は極力なくし、本当に意味のある会議だけを行うことによって「今日一日会議で終わった…」なんて事態を減らしていきたいものです。

<関連記事>

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正論を言うだけなら誰でもできます。現実に即した意見や代案を出してあげるのが上司や周りの人の努めでは?

社会人になって初めて聞いた意味不明な言葉。それ、別にその言葉を使わなくていいよね…

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: 2017/06/17: ビジネス・仕事

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